Oldcastle APG, uno de los principales fabricantes en la industria de productos arquitectónicos a nivel global, ha modernizado su proceso de gestión de documentos de prueba de entrega (POD) tras establecer una colaboración con Amazon Web Services (AWS). Anteriormente, la compañía utilizaba un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que resultaba ineficaz y requería un elevado mantenimiento, alcanzando solo una precisión del 30 al 40% en la lectura de entre 100,000 y 300,000 documentos mensuales.
El equipo de Oldcastle se enfrentó a diversos desafíos, incluyendo la necesidad de procesar un gran volumen de documentos con mínima intervención humana, lidiar con formatos variados y ofrecer visibilidad instantánea sobre los PODs pendientes. En más de 200 instalaciones, los despachadores dedicaban entre 4 y 5 horas diarias al procesamiento manual de estos documentos, lo cual generaba retrasos y aumentaba el potencial de errores. Para solucionar estos problemas, Oldcastle se unió a arquitectos de soluciones de AWS para desarrollar un flujo de trabajo innovador.
La nueva arquitectura para el procesamiento de documentos se fundamenta en Amazon Textract y Amazon Bedrock. Esto permite que la empresa envíe los tickets de envío directamente a través del servicio de correo electrónico de Amazon. Los documentos son ahora procesados automáticamente mediante un conjunto de pasos que incluyen análisis documental y extracción de datos clave. Esta renovación no solo ha automatizado el manejo de documentos, sino que también ha mejorado la validación de firmas y la precisión en la extracción de datos.
Como resultado de esta implementación, Oldcastle ha logrado avances notables en su proceso empresarial. Se ha reducido la necesidad de intervención manual, incrementado la fiabilidad en la extracción de datos y mejorado la satisfacción del cliente. La compañía ha elevado su capacidad de procesamiento de documentos, pasando de unos pocos miles a un rango de entre 200,000 y 300,000 documentos al mes, sin experimentar problemas de rendimiento.
Además, Oldcastle está considerando expandir esta solución a otros usos, como el procesamiento de facturas de proveedores y la validación de formularios W9. Esta estrategia no solo optimiza las operaciones actuales, sino que también posiciona a la empresa para un crecimiento y una mayor eficiencia en el futuro.
